Przed spotkaniem
- Upewnij się, że wszyscy klubowicze, mający przydzielone role przyjdą na spotkanie (współpracuj w tej sprawie z VPE).
- Dowiedz się, czy Prezydent planuje jakiekolwiek dodatkowe elementy programu. Jeśli tak – wbuduj je w plan spotkania w razie potrzeby skracając mniej priorytetowe części wieczoru.
- Na podstawie obowiązującego formatu (ze strony www lub od VPE) przygotuj i wydrukuj plan spotkania.
- Patrząc na plan spotkania – przemyśl i przygotuj wcześniej wszystkie swoje krótkie wystąpienia.
- Zastanów się jaki będzie temat przewodni spotkania. Może być związany ze zbliżającymi się wydarzeniami okolicznościowymi, zaczerpnięty z Internetu (www.toastmasters.org), itp.
- W porozumieniu z VPE i Prezydentem upewnij się, że temat nie został użyty w ostatnich miesiącach.
- Wybierz pytanie, odpowiedzią na które będziesz przedstawiał wszystkie osoby pełniące role. Zadaj tak pytanie, aby odpowiedź na nie mogła być jak najkrótsza (unikaj pytań wielowarstwowych, składających się z dwóch lub więcej części) i wyślij pocztą elektroniczną do wszystkich pełniących role. Zrób to przynajmniej 3 dni przed spotkaniem, tak, żeby każdy miał czas wysłać Ci odpowiedź.
- Zbierz odpowiedzi i przygotuj swoje notatki. Staraj się zapamiętać odpowiedzi, jednak nie jest to konieczne. Cytuj odpowiedzi dosłownie – niektórzy klubowicze stosują grę słów, przywiązani są do pewnych określeń, itp. Pamiętaj, że lepiej posłużyć się kartką niż nie dopowiedzieć lub zmienić czyjąś odpowiedź!
- Dowiedz się, jaki jest temat każdej z mów, który projekt jest realizowany przez mówcę i jakie są cele tych projektów. Zapytaj mówcy, czy życzy sobie być przedstawiony w jakiś szczególny sposób, który wprowadzi w klimat mowy.
- Dowiedz się, czy wszyscy Twoi pomocnicy są w 100% pewni, w jaki sposób wykonywać swoje obowiązki. Możesz zapytać VPE, albo zaoferować swoją pomoc w mailu wysłanym do wszystkich pełniących role.
Podczas spotkania
- Odpowiadasz za dobre samopoczucie gości i członków klubu, brak nudy i energię spotkania! Inspiruj do dobrej zabawy.
- Przypomnij o wyłączeniu telefonów komórkowych i nie wychodzeniu podczas wystąpień czy innym ich zakłócaniu, jeśli nie zrobił tego Prezydent.
- Współpracuj z Prezydentem, kontrolerem czasu, mistrzem gorących pytań i innymi pomocnikami. Twoją odpowiedzialnością (a nie kontrolera czasu!) jest, aby spotkanie skończyło się o wyznaczonej godzinie i przebiegało zgodnie z planem. Jeśli mówcy przekraczają czas TY musisz podjąć decyzję o skróceniu kolejnych części programu.
- Nie przedstawiaj poszczególnych pomocników. Zaproś ich na scenę i pozwól im przedstawić swoje role. Również nie przedstawiaj Głównego Ewaluatora na początku. Jest na to okazja na końcu spotkania.
- Ewaluatorzy mów nie powinni być przedstawiani przed mówcami. Zaoszczędza to czas i sprawia, że uwaga jest w całości skupiona na mówcy. Gdy przedstawiasz mówców wspomnij cele ich projektu, wprowadź w klimat mowy i podaj jej tytuł.
- Dbaj o to, żeby wszyscy występujący byli przedstawiani sprawiedliwie, w podobnym czasie. Podczas zapowiedzi wystąpień nie wartościuj mówców i pomocników (tj. unikaj sformułowań: X to doświadczony mówca, Y pełni rolę po raz pierwszy – zrobi to ewaluator). Nie przedłużaj prezentacji mówców – krótkie, zwięzłe acz zabawne opisy są najlepsze! Gdy ktoś pełnił rolę po raz pierwszy, możesz o tym wspomnieć, ale dopiero jak dana osoba nie będzie już występowała na scenie.
- Twoim zadaniem jest prowadzenie oklasków dla każdej osoby wchodzącej i schodzącej ze sceny. Pamiętaj o uścisku dłoni. Warto jednak zastosować zasadę umiaru z oklaskami. Co za dużo to nie zdrowo.
- Zadbaj o to, żeby być słyszalnym w każdym punkcie sali.
- Do CIEBIE należy reakcja na nieprzewidziane okoliczności, np. dzwoniący telefon, brak światła, itp.
Toastmaster wieczoru