Przed spotkaniem
- Przygotuj salę razem z Sergeant at Arms – zadbaj o ustawienie krzeseł, stołów, miejsca dla Kontrolera Czasu. W razie potrzeby poproś pozostałych klubowiczów o pomoc.
- Przygotuj „kierunkowskazy” do spotkania klubowego i zawieś je tak, aby ułatwiły znalezienie miejsca spotkania.
- Upewnij się czy na spotkaniu będą dostępne wszystkie niezbędne rekwizyty: baner, światełka, zegar, kartki do głosowania, wstążki dla zwycięzców (w porozumieniu z Prezydentem).
- Usiadz z tyłu sali przy drzwiach i witaj indywidualnie każdego gościa pytając o imię i nazwisko oraz email. Poproś o czytelny wpis w Księdze Gości i upewnij sie że email jest poprawny aby potem można bylo wyslac newsletter.
- Witaj gości przyjaźnie i z uśmiechem. Pamiętaj, że pierwsze wrażenia są bardzo ważne. Wyjaśnij gościom agendę spotkania i udziel kilku podstawowych informacji o klubie. Bądź przygotowany na pytania związane z Polish Your Polish, jak i z Toastmasters International. Staraj się nie mówić „nie wiem” – poproś o pomoc Wiceprezydenta ds. Public Relations (VP PR) lub innych członków.
- Klubowiczow i gości poproś o niezajmowanie ostatniego rzedu krzeseł tak aby byly wolne dla spóźnionych.
Podczas spotkania
- W czasie spotkania nastąpi moment, kiedy przedstawisz gości. Zanim do tego przystąpisz, upewnij się ile masz na to czasu sprawdzając grafik spotkania. W przypadku opóźnienia programu Toastmaster może podjąć decyzję o skróceniu tej części – współpracuj więc z Toastmasterem.
- Postaraj się zapamiętać wcześniej imiona i nazwiska gości, których będziesz przedstawiał. Gdy zrobisz to z pamięci, dasz im odczuć, że od początku są dla klubu ważni. Pamiętaj, że lepiej jednak przeczytać imię i nazwisko niż zapomnieć lub przekręcić!
- Ważne: wszyscy goście muszą mieć możliwość wypowiedzenia się i mieć na to tyle samo czasu co inni goście – poproś ich jednak o pozostanie w miejscu i zwięzłe (maksymalnie 1 min) zaprezentowanie siebie i powodów, dla których zjawili się na spotkaniu.
- Zbierz kartki do głosowania, podlicz głosy i przekaż wyniki prezydentowi, najlepiej dyskretnie podając kartkę w czasie wystąpienia Głównego Recenzenta
